تجارت چه در بحث واردات و چه صادرات کالا نیاز مبرم به ارتباطات خارجی (مکاتبات بازرگانی) با افراد مختلف از سایر کشورها دارد. هر کشوری زبان، فرهنگ، قوانین و آداب خاص خود را داشته که رعایت کردن آن از سوی بازرگانان الزامی است.
از آنجا که افراد دسترسی آسانی به تجار خارجی ندارد، بنابراین بیشتر مکالمات، صحبت‌ها و قراردادهای آنها به صورت مکتوب یا از را دور خواهد بود. مکاتبات بازرگانی شامل نامه‌ها، قراردادها، مکالمات، گفتگوها، نشست‌ها و بسیاری از مواد دیگر بوده که یک بازرگان جهت صادرات یا واردات کالا باید انجام دهد.
بنابراین از مکالمات ساده شما با یک بازرگان خارجی در شبکه‌های اجتماعی، ایمیل زدن به وی تا عقد قرارداد حقوقی، همگی در زمره مکاتبات تجاری قرار گرفته که نیازمند رعایت اصول و قواعد خاصی هستند.
در تجارت خارجی، اعتماد متقابل حرف اول و آخر را خواهد زد که مکاتبات بازرگانی اصلی‌ترین راه برای خلق اعتماد در طرف مقابل یا سلب اعتماد وی است. از آنجا که دو طرف از فرهنگ‌ها و ملل مختلف هستند، بنابراین یک سوءتفاهم ساده نیز می‌تواند موجب سلب اعتمادشان شود.
از این رو این مبحث موضوعی نیست که بتوان آن را به سادگی کنار گذاشت و بی‌توجه بود. در بحث مکاتبات تجاری نکات زیادی وجود دارد که در این مقاله تلاش می‌کنیم به مهم‌ترین آنها اشاره کنیم.
انواع مکاتبات بازرگانی
بازرگانان بنا به موضوعات و مشکلاتی که پیش رو دارند، می‌توانند با طرف‌های خارجی مکاتبه کنند. بنابراین نمی‌توان به صورت دقیق آنها را به چندین بخش مشخص تقسیم‌بندی کرد. با این حال، می‌توان انواع مکاتبات بازرگانی خارجی را به چندین بخش مهم تقسیم‌بندی کرد.
هر کدام از این بخش‌ها علی‌رغم شباهت‌هایی که دارند، اما باید به نکات افتراق بین آنها نیز دقت کرد. در ادامه به معرفی انواع مکاتبات بازرگانی اشاره خواهیم کرد.
نامه های تجاری
نامه‌های تجاری را می‌توان اصلی‌ترین و البته مهم‌ترین جزء مکاتبات تجاری دانست که هر بازرگانی در طول حیات کاری خود حتما به نوشتن آنها نیاز پیدا می‌کند.
موضوع نامه‌های تجاری می‌تواند بسیار متفاوت باشد. اما معمولا چند موضوع مختلف مانند معرفی شرکت یا محصول، دریافت کاتالوگ محصول، دریافت نمایندگی شرکت خارجی، دریافت یا ارسال قیمت کالا و موضوعاتی از این قبیل در میان آنها بیشتر دیده می‌شود.
یادگیری مکاتبات تجاری یکی از اصلی‌ترین الزامات ورود به عرصه صادرات و فعالیت تجاری است.
از آنجا که یک نامه تجاری سند مکتوب محسوب می‌شود، بنابراین باید در نوشتن آنها باید نهایت دقت را به خرج داد.
مهم‌ترین نکات هنگام نوشتن نامه‌های تجاری خارجی را همیشه مد نظر داشته باشید:
• تسلط به زبان طرف مقابل و نگارش نامه به آن زبان الزامی است.
• بر روی نوشتن کلمات و عباراتی که بار حقوقی دارند، دقت کنید.
• لحن نامه به گونه‌ای باشد که در طرف مقابل برداشت مثبتی ایجاد کند.
• نامه خارجی حتما باید در سربرگ شرکت تنظیم گردد.
• عنوان مناسب و جذاب انتخاب شود.
• از اصطلاحات بازرگانی خارجی درست و به موقع استفاده شود.
• فرهنگ، زبان، دین و هویت فرد و کشور موردنظر مورد احترام قرار بگیرد.
• از بیان کلمات پیچیده، چند پهلو و مبهم خودداری کنید.
• نامه به لحن رسمی نوشته شده و از الفاظ نامحترمانه خودداری شود.
• حاوی اطلاعات تماس شماره تلفن، آدرس، ایمیل و موارد دیگر باشد.
• محتوا نامه بازرگانی باید مفید، خلاصه و از کلی‌گویی پرهیز شود.
• شخص حقیقی یا حقوقی مورد خطاب نامه کاملا مشخص باشد.
• مستندات لازم را حتما به همراه نامه پیوست کنید.
• در نامه معرفی محصولات، مشخصات دقیق کالا ذکر شود.
در نوشتن نامه‌های تجاری ممکن است نکات مختلف دیگری نیز وجود داشته که باید آنها را رعایت کنید. این نکات به موضوع نامه یا مساله مورد نظر بین دو طرف تجاری بستگی خواهد داشت.
ایمیل تجاری برای مکاتبات بازرگانی
ایمیل یکی از بهترین راه‌ها و البته سریع‌ترین آنها برای ایجاد ارتباطات تجاری با طرف‌های خارجی است. از این راه می‌توان به راحتی به تمامی طرف‌های خارجی دسترسی پیدا کرد. هر چند در ایران کمتر از ایمیل برای ارتباط گرفتن استفاده می‌شود، اما این وسیله یکی از اصلی‌ترین راه‌های ارتباطی در اکثر کشورهای جهان است.
شاید ابتدا اینگونه به نظر برسد که ایمیل زدن کار بسیار ساده‌ای است. اما واقعیت ان است که این کار معمولا پیچیده‌تر از نوشتن نامه تجاری است. در ادامه به برخی از مهم‌ترین نکات به هنگام ارسال ایمیل به شرکت‌ها و طرف‌های خارجی اشاره می‌کنیم:
• حتما از ایمیل رسمی شرکت و شخصی حقوقی استفاده کنید.
• ایمیل باید به صورت خلاصه و اصلا نباید طولانی باشد.
• در ایمیل حتما ابتدا خودتان را معرفی و سمت و نام شما مشخص باشد.
• از ارسال ایمیل‌های تکراری، بی‌هدف و کلی خودداری کنید.
• سعی کنید که انتهای ایمیل شما امضای دیجیتال داشته باشد.
• توضیحات بیشتر را در فایل‌های پیوست ارسال کنید.
• در بخش Subject ایمیل حتما عنوان جذاب و مرتبط را انتخاب کنید.
• در انتخاب واژگان، اصطلاحات و لغات تجاری دقت به خرج دهید.
کلیه مکاتبات تجاری اعم از آنلاین و حضوری باید از راه و روش خاص خود پیروی کند. در غیر اینصورت امکان گریبان‌گیر شدن شما با مشکلات و دعاوی حقوقی کاملا وجود دارد. قراردادهای تجاری یکی از مهم‌ترین نوع مکاتبات بازرگانی خارجی به شمار می‌روند که هنگام نوشتن آنها باید نهایت دقت را به خرج داد.
ضمن آنکه استفاده از شبکه‌های اجتماعی یا روش‌هی الکترونیک مانند فکس یا ایمیل نیز می‌تواند بار حقوقی خاص خود را داشته باشد.
قراردادهای تجاری
یک بازرگان فعال به احتمال زیاد نیاز دارد که در طول حیات کاری خود بارها نسبت به عقد قراردادهای تجاری و بازرگانی با طرف‌های و شرکت‌های خارجی اقدام کند. قراردادهای تجاری می‌تواند در موضوعات مختلفی از قبیل همکاری در ساخت محصول، خرید و فروش کالا و مواردی از این قبیل باشد.
از آنجا که قرارداد تجاری یک سند حقوقی محسوب می‌شود، بنابراین در تدوین و عقد آن باید نهایت دقت را به خرج داد. قرارداد مهم‌ترین سندی بوده که طرفین در صورت هر گونه مشکل، می‌توانند در مراجع قضایی مختلف به آن استناد کنند.
برخی نهادها از قبیل اتاق بازرگانی بین‌المللی یا اتاق‌های مشترک بازرگانی بین کشورها، مسئول حل اختلاف و دعاوی تجاری بین طرف‌های تجاری هستند. نکات فوق جهت عقد قراردادهای تجاری بین‌المللی را نباید نادیده گرفت:
• نام و مشخصات دقیق طرفین قرارداد کاملا ذکر شود.
• کالا، محصول یا خدمت مورد تبادل با ذکر جزئیات مشخص شده باشد.
• مشخص شدن فرد، نهاد یا دادگاهی که باید به اختلافات رسیدگی کند.
• شرایط بعد از فسخ قرارداد از جانب یکی از طرفین روشن شده باشد.
• مبلغ قرارداد، چگونگی پرداخت اقساط و نکات مالی با جزئیات بیان شود.
• تاریخ دقیق شروع و خاتمه قرارداد بیان گردد.
• مشخص شدن مسئولیت‌ها یا تعهداتی که هر کدام از طرفین باید اجرا کنند.
• در صورت وجود، مکان و محل اجرای قرارداد مشخص باشد.
• سپرده، مبلغ یا سندی که نشان‌دهند حسن انجام کار باشد، روشن شود.
• در صورت وجود، نکات مربوط به حمل‌ونقل کالا، بارنامه و بیمه کالا مشخص باشد.
مکاتبات در شبکه‌های اجتماعی
شبکه‌های اجتماعی در سالیان اخیر رشد بسیار زیادی را تجربه کرده و به عرصه تجارت بین‌الملل نیز راه پیدا کرده‌اند. دسترسی آسان و ایجاد ارتباط با افراد مختلف از طریق این شبکه‌ها، باعث شده تا رسانه‌های اجتماعی به ابزار بسیار مناسبی جهت بازاریابی بین‌الملل کالا، شناخت مشتری، ایجاد ارتباط و موارد دیگر تبدیل شوند.
فیس‌بوک، اینستاگرام، وی‌چت، واتس‌آپ، تلگرام و لینکدین از جمله شبکه‌هایی هستند که می‌توان از آنها برای بازرگانی خارجی به خوبی استفاده کرد. شبکه‌های اجتماعی انواع مختلفی داشته که هر کدام از آنها دارای کارکردها و تفاوت‌های خاص خود هستند.
علی‌رغم استفاده و مزایایی که شبکه‌های اجتماعی برای تجارت خارجی دارند، اما نیاز است که به برخی نکات در خصوص آنها دقت کرد.
• تعامل با بازرگانان از طریق شبکه اجتماعی پرطرفدار آن کشور صورت گیرد.
• کلاهبرداری‌ها در فضای مجازی را نباید نادیده گرفت.
• شبکه‌های اجتماعی محلی برای عقد قرارداد یا پیمان‌های حقوقی نیست.
• هر شبکه اجتماعی برای یک فعالیت خاص مناسب است.
نکاتی که باید در مکاتبات تجاری خارجی به آن توجه کرد؟
مکاتبات تجاری در هر سطح و حوزه‌ای که باشد، برخی مسائل و نکات را باید در خصوص آن در نظر گرفت. چنانچه به تازگی قدم در راه تجارت گذاشته‌اید، موارد و نکات زیر را در خصوص مکاتبات بازرگانی خارجی در ذهن داشته باشید:
• برای مکاتبات تجاری بین‌المللی، به زبان کشور مقصد مسلط باشید.
• سعی کنید دوره‌ها و سیمنارهای آموزشی مکاتبات تجاری را شرکت کنید.
• قوانین بین‌المللی تجارت و بازرگانی را کاملا مطالعه و یاد بگیرید.
• بر روی مباحثی همچون زبان بدن و تاثیر آن در مذاکرات کار کنید.
• از شرکت‌ها، اشخاص حقیقی و حقوقی دیگر در این خصوص کمک بگیرید.
• در صورت عدم تسلط به زبان کشور هدف، حتما از مترجم استفاده کنید.
• به واژگان و اصطلاحات بازرگانی خارجی تسلط کافی داشته باشید.
• به قوانین و مقررات کشور مورد نظر آشنایی کامل داشته باشید.
• یک وکیل حقوقی یا مشاور بازرگانی با خود به همراه داشته باشید.
• ویژگی‌های فرهنگی، اجتماعی و مذهبی طرف مقابل را بشناسید.
دیدگاهتان را بنویسید