مکاتبات بازرگانی چگونه انجام می شوند؟
ایمیل تجاری برای مکاتبات بازرگانی
ایمیل یکی از بهترین راه‌ها و البته سریع‌ترین آنها برای ایجاد ارتباطات تجاری با طرف‌های خارجی است. از این راه می‌توان به راحتی به تمامی طرف‌های خارجی دسترسی پیدا کرد. هر چند در ایران کمتر از ایمیل برای ارتباط گرفتن استفاده می‌شود، اما این وسیله یکی از اصلی‌ترین راه‌های ارتباطی در اکثر کشورهای جهان است.
شاید ابتدا اینگونه به نظر برسد که ایمیل زدن کار بسیار ساده‌ای است. اما واقعیت ان است که این کار معمولا پیچیده‌تر از نوشتن نامه تجاری است. در ادامه به برخی از مهم‌ترین نکات به هنگام ارسال ایمیل به شرکت‌ها و طرف‌های خارجی اشاره می‌کنیم:
• حتما از ایمیل رسمی شرکت و شخصی حقوقی استفاده کنید.
• ایمیل باید به صورت خلاصه و اصلا نباید طولانی باشد.
• در ایمیل حتما ابتدا خودتان را معرفی و سمت و نام شما مشخص باشد.
• از ارسال ایمیل‌های تکراری، بی‌هدف و کلی خودداری کنید.
• سعی کنید که انتهای ایمیل شما امضای دیجیتال داشته باشد.
• توضیحات بیشتر را در فایل‌های پیوست ارسال کنید.
• در بخش Subject ایمیل حتما عنوان جذاب و مرتبط را انتخاب کنید.
• در انتخاب واژگان، اصطلاحات و لغات تجاری دقت به خرج دهید.
کلیه مکاتبات تجاری اعم از آنلاین و حضوری باید از راه و روش خاص خود پیروی کند. در غیر اینصورت امکان گریبان‌گیر شدن شما با مشکلات و دعاوی حقوقی کاملا وجود دارد. قراردادهای تجاری یکی از مهم‌ترین نوع مکاتبات بازرگانی خارجی به شمار می‌روند که هنگام نوشتن آنها باید نهایت دقت را به خرج داد.
ضمن آنکه استفاده از شبکه‌های اجتماعی یا روش‌هی الکترونیک مانند فکس یا ایمیل نیز می‌تواند بار حقوقی خاص خود را داشته باشد.
قراردادهای تجاری
یک بازرگان فعال به احتمال زیاد نیاز دارد که در طول حیات کاری خود بارها نسبت به عقد قراردادهای تجاری و بازرگانی با طرف‌های و شرکت‌های خارجی اقدام کند. قراردادهای تجاری می‌تواند در موضوعات مختلفی از قبیل همکاری در ساخت محصول، خرید و فروش کالا و مواردی از این قبیل باشد.
از آنجا که قرارداد تجاری یک سند حقوقی محسوب می‌شود، بنابراین در تدوین و عقد آن باید نهایت دقت را به خرج داد. قرارداد مهم‌ترین سندی بوده که طرفین در صورت هر گونه مشکل، می‌توانند در مراجع قضایی مختلف به آن استناد کنند.
برخی نهادها از قبیل اتاق بازرگانی بین‌المللی یا اتاق‌های مشترک بازرگانی بین کشورها، مسئول حل اختلاف و دعاوی تجاری بین طرف‌های تجاری هستند. نکات فوق جهت عقد قراردادهای تجاری بین‌المللی را نباید نادیده گرفت:
• نام و مشخصات دقیق طرفین قرارداد کاملا ذکر شود.
• کالا، محصول یا خدمت مورد تبادل با ذکر جزئیات مشخص شده باشد.
• مشخص شدن فرد، نهاد یا دادگاهی که باید به اختلافات رسیدگی کند.
• شرایط بعد از فسخ قرارداد از جانب یکی از طرفین روشن شده باشد.
• مبلغ قرارداد، چگونگی پرداخت اقساط و نکات مالی با جزئیات بیان شود.
• تاریخ دقیق شروع و خاتمه قرارداد بیان گردد.
• مشخص شدن مسئولیت‌ها یا تعهداتی که هر کدام از طرفین باید اجرا کنند.
• در صورت وجود، مکان و محل اجرای قرارداد مشخص باشد.
• سپرده، مبلغ یا سندی که نشان‌دهند حسن انجام کار باشد، روشن شود.
• در صورت وجود، نکات مربوط به حمل‌ونقل کالا، بارنامه و بیمه کالا مشخص باشد.
مکاتبات در شبکه‌های اجتماعی
شبکه‌های اجتماعی در سالیان اخیر رشد بسیار زیادی را تجربه کرده و به عرصه تجارت بین‌الملل نیز راه پیدا کرده‌اند. دسترسی آسان و ایجاد ارتباط با افراد مختلف از طریق این شبکه‌ها، باعث شده تا رسانه‌های اجتماعی به ابزار بسیار مناسبی جهت بازاریابی بین‌الملل کالا، شناخت مشتری، ایجاد ارتباط و موارد دیگر تبدیل شوند.
فیس‌بوک، اینستاگرام، وی‌چت، واتس‌آپ، تلگرام و لینکدین از جمله شبکه‌هایی هستند که می‌توان از آنها برای بازرگانی خارجی به خوبی استفاده کرد. شبکه‌های اجتماعی انواع مختلفی داشته که هر کدام از آنها دارای کارکردها و تفاوت‌های خاص خود هستند.
علی‌رغم استفاده و مزایایی که شبکه‌های اجتماعی برای تجارت خارجی دارند، اما نیاز است که به برخی نکات در خصوص آنها دقت کرد.
• تعامل با بازرگانان از طریق شبکه اجتماعی پرطرفدار آن کشور صورت گیرد.
• کلاهبرداری‌ها در فضای مجازی را نباید نادیده گرفت.
• شبکه‌های اجتماعی محلی برای عقد قرارداد یا پیمان‌های حقوقی نیست.
• هر شبکه اجتماعی برای یک فعالیت خاص مناسب است.
نکاتی که باید در مکاتبات تجاری خارجی به آن توجه کرد؟
مکاتبات تجاری در هر سطح و حوزه‌ای که باشد، برخی مسائل و نکات را باید در خصوص آن در نظر گرفت. چنانچه به تازگی قدم در راه تجارت گذاشته‌اید، موارد و نکات زیر را در خصوص مکاتبات بازرگانی خارجی در ذهن داشته باشید:
• برای مکاتبات تجاری بین‌المللی، به زبان کشور مقصد مسلط باشید.
• سعی کنید دوره‌ها و سیمنارهای آموزشی مکاتبات تجاری را شرکت کنید.
• قوانین بین‌المللی تجارت و بازرگانی را کاملا مطالعه و یاد بگیرید.
• بر روی مباحثی همچون زبان بدن و تاثیر آن در مذاکرات کار کنید.
• از شرکت‌ها، اشخاص حقیقی و حقوقی دیگر در این خصوص کمک بگیرید.
• در صورت عدم تسلط به زبان کشور هدف، حتما از مترجم استفاده کنید.
• به واژگان و اصطلاحات بازرگانی خارجی تسلط کافی داشته باشید.
• به قوانین و مقررات کشور مورد نظر آشنایی کامل داشته باشید.
• یک وکیل حقوقی یا مشاور بازرگانی با خود به همراه داشته باشید.
• ویژگی‌های فرهنگی، اجتماعی و مذهبی طرف مقابل را بشناسید.